Organizar um acervo pessoal, com documentos gerados ao longo da vida, pode facilitar processos burocráticos e preservar sua história e da sua família. Você já percebeu a quantidade de documentos que produz e recebe? Alguns são muito importantes e desejamos que durem por muito tempo — eles podem ser uma prova de algum fato ou patrimônio, uma lembrança de alguém ou algum lugar, um estudo que virá à tona.
Você não precisa ter um museu só para você! Mas é importante ter consciência da necessidade de preservar um arquivo pessoal e que, com cuidados simples, você pode prevenir a deterioração acelerada dele. Para te ajudar, separamos algumas dicas para conservar arquivos e documentos em casa, veja como fazer isto na prática:
– Nada de sujeira. O ambiente onde você guarda seus documentos deve ser limpo e, de preferência, arejado: sem incidência direta da luz solar e/ou artificial, para não se tornar um local quente, úmido ou com risco de infiltrações.
– Cuidado com o que está por perto. Evite armazenar sua documentação perto de objetos que tragam risco de incêndios, como cozinhas, ou perto de fiações e aparelhos elétricos. Deixe, também, seus documentos longe de substâncias que possam colocá-los em risco, como alimentos ou coisas doces (que podem atrair insetos), líquidos, materiais de limpeza e/ou materiais inflamáveis ou tóxicos.
– Evite pastas e caixas de plástico. Prefira pastas, caixas de papel e envelopes brancos. Pastas e livros devem ser guardados, de preferência, em pé (na vertical), em estantes abertas (arejadas).
– Não abandone. Verifique periodicamente os documentos guardados, sejam papéis, fotografias ou fitas e DVDs. É importante verificá-los para saber se estão bem conservados e funcionando.
– Mais limpeza. No caso do papel, é muito importante o controle de poeira, fungos (como o mofo), e de possíveis pragas (cupins, brocas e roedores).
– Cuidado ao manusear. Lave bem as mãos e seque-as bem quando for manusear seus documentos e não passe cremes, pois podem manchar os papéis. Quando forem antigos e estão guardados por muito tempo, utilize máscara e luvas. Isso irá proteger os documentos e a sua saúde de possíveis fungos.
– Nada de pilhas de papel. Além de serem desorganizadas e instáveis, aumentam o risco de incêndios e dificultam o manuseio e a conservação do material, papel empilhado se deteriora mais rápido.
– Truque. Ao guardar livros e outros papéis em armários e gavetas, coloque sachês de cravo da índia com pimenta do reino, louro e canela em pau junto a eles. Esse sachê é uma dica caseira que ajuda a afastar as traças.
– Limpando. Para limpar os documentos em papel, utilize um pincel macio para remover a poeira e outros detritos que estiverem sobre o papel, ou com pó de borracha. Se o documento estiver muito frágil, recomenda-se fazer um sachê colocando um pedaço de algodão dentro de um retalho de pano bem fino. Rale a borracha e a espalhe sobre o papel. Com a ajuda do sachê, faça movimentos circulares tirando suavemente a sujeira do papel. Evite esta técnica caso tenha anotações em lápis.
– Fotos e fatos. Para guardar fotos coloridas utilize álbuns que possuam “jaqueta de poliéster” ou um plástico neutro que não danifique a foto. Eles são encontrados em lojas que vendem material para fotografia e, normalmente, suas características vêm indicadas na etiqueta.
– Um erro comum. Não plastifique, utilize fitas adesivas ou cola escolar para reparar sua documentação, a substância química presente nesses materiais acidifica o papel, podendo danificar o documento com o tempo.
– Não enrole. A melhor forma de guardar um documento em papel é deixá-lo plano. Se precisar amarrar algo, utilize um cadarço de algodão, evitando elásticos que podem acabar grudando com o tempo. Clipes e grampos de metal também devem ser evitados – e se possível retirados – eles enferrujam com o passar dos anos e mancham a documentação. Prefira clipes e grampos de plástico. Agora, se o documento for muito amplo e flexível e precisa ser enrolado, guarde em tubos feitos de materiais tampados, com baixo teor de lignina (colas) e que tenham 5 centímetros a mais que a largura da folha.
– Outros materiais. Fitas de vídeo e fitas cassete devem ser guardadas rebobinadas até o fim de um dos lados e guardadas na vertical, dentro de suas embalagens. Também recomenda-se armazená-las em um local com temperatura estável entre 18°C e 20°C, longe de fontes de luz e de campos magnéticos (ímãs e motores elétricos).
– Outras mídias. Para limpar CDs e DVDs use um tecido não abrasivo, como os utilizados para limpar lentes fotográficas. O movimento de limpeza nunca deve ser circular, ou seja, ao longo das trilhas, e sim do centro do disco para fora. Evite colar etiquetas pois, com o tempo, a colagem irá prejudicar a leitura e acelerar o processo de desgaste dos CDs e DVDs.
– Documentos digitais. Fotografias e demais documentos digitais devem estar salvos em mais de um local, não guarde apenas em seu computador. Cópias em CDs ou HD externo ajudam a garantir que os arquivos não serão perdidos. Não se esqueça de sempre fazer testes e cópias de segurança. Uma outra solução é contratar espaços na nuvem para o backup de suas fotografias, essa é uma forma que garante acesso fácil e de qualquer lugar as suas memórias.
– Para concluir. Crie critérios para selecionar o que vai ser guardado, conforme função e finalidade. Seus arquivos podem ser armazenados em caixas, de acordo com o grau de importância, de modo que, se houver alguma tragédia (incêndios, inundações, desabamentos e deslizamentos), você saberá o que é mais importante para recuperar primeiro. Uma boa sugestão é colocar cores nas caixas e ordená-las de acordo com essas cores. Esse é um bom método de classificação de importância a ser seguido.
Agora que você aprendeu a armazenar seus documentos, que tal pôr a mão na massa? Ou melhor, no papel! Além das facilidades de encontrar seus arquivos, organizar o que está pendente traz satisfação pessoal e uma sensação de leveza. Você vai se sentir tão bem! E, já que você leu até aqui, aproveite para aprender 5 experiências para fazer em casa ou na escola. Até mais!
