Dicas para conservar arquivos e documentos em casa

Organizar um acervo pessoal pode facilitar processos burocráticos e preservar sua história e da sua família.

Organizar um acervo pessoal, com documentos gerados ao longo da vida, pode facilitar processos burocráticos e preservar sua história e da sua família. Você já percebeu a quantidade de documentos que produz e recebe? Alguns são muito importantes e desejamos que durem por muito tempo — eles podem ser uma prova de algum fato ou patrimônio, uma lembrança de alguém ou algum lugar, um estudo que virá à tona.

Você não precisa ter um museu só para você! Mas é importante ter consciência da necessidade de preservar um arquivo pessoal e que, com cuidados simples, você pode prevenir a deterioração acelerada dele. Para te ajudar, separamos algumas dicas para conservar arquivos e documentos em casa, veja como fazer isto na prática:

Nada de sujeira. O ambiente onde você guarda seus documentos deve ser limpo e, de preferência, arejado: sem incidência direta da luz solar e/ou artificial, para não se tornar um local quente, úmido ou com risco de infiltrações.

Cuidado com o que está por perto. Evite armazenar sua documentação perto de objetos que tragam risco de incêndios, como cozinhas, ou perto de fiações e aparelhos elétricos. Deixe, também, seus documentos longe de substâncias que possam colocá-los em risco, como alimentos ou coisas doces (que podem atrair insetos), líquidos, materiais de limpeza e/ou materiais inflamáveis ou tóxicos.

Evite pastas e caixas de plástico. Prefira pastas, caixas de papel e envelopes brancos. Pastas e livros devem ser guardados, de preferência, em pé (na vertical), em estantes abertas (arejadas).

Não abandone. Verifique periodicamente os documentos guardados, sejam papéis, fotografias ou fitas e DVDs. É importante verificá-los para saber se estão bem conservados e funcionando. 

Mais limpeza. No caso do papel, é muito importante o controle de poeira, fungos (como o mofo), e de possíveis pragas (cupins, brocas e roedores).

Cuidado ao manusear. Lave bem as mãos e seque-as bem quando for manusear seus documentos e não passe cremes, pois podem manchar os papéis. Quando forem antigos e estão guardados por muito tempo, utilize máscara e luvas. Isso irá proteger os documentos e a sua saúde de possíveis fungos.

Nada de pilhas de papel. Além de serem desorganizadas e instáveis, aumentam o risco de incêndios e dificultam o manuseio e a conservação do material, papel empilhado se deteriora mais rápido.

Truque. Ao guardar livros e outros papéis em armários e gavetas, coloque sachês de cravo da índia com pimenta do reino, louro e canela em pau junto a eles. Esse sachê é uma dica caseira que ajuda a afastar as traças.

Limpando. Para limpar os documentos em papel, utilize um pincel macio para remover a poeira e outros detritos que estiverem sobre o papel, ou com pó de borracha. Se o documento estiver muito frágil, recomenda-se fazer um sachê colocando um pedaço de algodão dentro de um retalho de pano bem fino. Rale a borracha e a espalhe sobre o papel. Com a ajuda do sachê, faça movimentos circulares tirando suavemente a sujeira do papel. Evite esta técnica caso tenha anotações em lápis.

Fotos e fatos. Para guardar fotos coloridas utilize álbuns que possuam “jaqueta de poliéster” ou um plástico neutro que não danifique a foto. Eles são encontrados em lojas que vendem material para fotografia e, normalmente, suas características vêm indicadas na etiqueta. 

Um erro comum. Não plastifique, utilize fitas adesivas ou cola escolar para reparar sua documentação, a substância química presente nesses materiais acidifica o papel, podendo danificar o documento com o tempo.

Não enrole. A melhor forma de guardar um documento em papel é deixá-lo plano. Se precisar amarrar algo, utilize um cadarço de algodão, evitando elásticos que podem acabar grudando com o tempo. Clipes e grampos de metal também devem ser evitados – e se possível retirados – eles enferrujam com o passar dos anos e mancham a documentação. Prefira clipes e grampos de plástico. Agora, se o documento for muito amplo e flexível e precisa ser enrolado, guarde em tubos feitos de materiais tampados, com baixo teor de lignina (colas) e que tenham 5 centímetros a mais que a largura da folha. 

Outros materiais. Fitas de vídeo e fitas cassete devem ser guardadas rebobinadas até o fim de um dos lados e guardadas na vertical, dentro de suas embalagens. Também recomenda-se armazená-las em um local com temperatura estável entre 18°C e 20°C, longe de fontes de luz e de campos magnéticos (ímãs e motores elétricos).

Outras mídias. Para limpar CDs e DVDs use um tecido não abrasivo, como os utilizados para limpar lentes fotográficas. O movimento de limpeza nunca deve ser circular, ou seja, ao longo das trilhas, e sim do centro do disco para fora. Evite colar etiquetas pois, com o tempo, a colagem irá prejudicar a leitura e acelerar o processo de desgaste dos CDs e DVDs.

Documentos digitais. Fotografias e demais documentos digitais devem estar salvos em mais de um local, não guarde apenas em seu computador. Cópias em CDs ou HD externo ajudam a garantir que os arquivos não serão perdidos. Não se esqueça de sempre fazer testes e cópias de segurança. Uma outra solução é contratar espaços na nuvem para o backup de suas fotografias, essa é uma forma que garante acesso fácil e de qualquer lugar as suas memórias.

Para concluir. Crie critérios para selecionar o que vai ser guardado, conforme função e finalidade. Seus arquivos podem ser armazenados em caixas, de acordo com o grau de importância, de modo que, se houver alguma tragédia (incêndios, inundações, desabamentos e deslizamentos), você saberá o que é mais importante para recuperar primeiro. Uma boa sugestão é colocar cores nas caixas e ordená-las de acordo com essas cores. Esse é um bom método de classificação de importância a ser seguido.

Agora que você aprendeu a armazenar seus documentos, que tal pôr a mão na massa? Ou melhor, no papel! Além das facilidades de encontrar seus arquivos, organizar o que está pendente traz satisfação pessoal e uma sensação de leveza. Você vai se sentir tão bem! E, já que você leu até aqui, aproveite para aprender 5 experiências para fazer em casa ou na escola. Até mais!

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